The Information Sistem : An Accountant’s Perspective

LINGKUNGAN INFORMASI

Jika memperhatikan arus informasi internal dan eksternal. Dapat di ketahui bahwa ada 3 pelaku interaksi antara perusahaan dengan para pengguna dalam lingkunagn eksternal yaitu pemegang kepentingan dengan pemasok dan pelanggan. Interaksi informasi yang diterima pelaku interaksi berupa laporan keuangan, pengembalian pajak, serta informasi perdagangan saham akan tetapi informasi yang dibutuhkan pelaku internal dan eksternal berbeda-beda.

Apakah Sistem Itu ?

Sistem ada dua yaitu sistem yang terjadi alami dan sistem yang dibuat. Sehingga dari beberapa istilah sistem merupakan sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama

Elemen-elemen Sebuah Sistem

Dari definisi tersebut dapat diperoleh pemahaman  :

·            Komponen ganda, yaitu sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian.

·            Keterkaitan (relatedness), yaitu suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem.

·            Sistem versus subsistem, suatu sistem dikatakan subsistem jika sistem tersebut menjadi bagian atau mempunyai hubungan  dari sistem yang lebih besar .

·            Tujuan, sistem harus mengarah ke satu atau ke bebrapa tujuan.

 Ada dua hal penting untuk studi sistem informasi  :

1.          Dekomposisi sistem, dapat dikatakan proses membagi sistem menjadi beberapa bagian subsistem.

2.          Interdependensi subsistem, kemampuan sistem dalam mencapai tujuan berdasarkan efektifitas fungsi dan interaksi yang harmonis antara subsistem.

Suatu kerangka kerja bagi Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pengguna.

Sistem informasi menerima input, disebut transaksi, yang kemudian dikonversi melalui  proses menjadi output informasi yang akan didstribusikan kepada para pengguna informasi. 

Transaksi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi organisasi dan diproses oleh sistem informasinya sebagai sebuah unit kerja.  Transaksi dibagi menjadi dua kelas  yaitu :

1.          Transaksi keuangan, yaitu sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan moneter.

2.          Transaksi non-keuangan, termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi definisi sempit dari transaksi keuangan. Contohnya penambahan nama pemasok bahan baku ke dalam daftar nama pemasok yang ada sebelumnya.

Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem informasi Manajemen

Perbedaan antara sistem informasi akuntansi dan sistem informasi manajemen, dapat dilihat dari subsistem yang ada pada kedua sistem tersebut. Sistem Informasi Akuntansi terdiri atas 3 subsistem yaitu : 1. Sistem pemprosesan transaksi, 2. Sistem buku besar/pelaporan keuangan, 3. Sistem pelaporan manajemen. Sedangkan Sistem Informasi Manajemen terdiri atas : 1. Sistem manajemen keuangan, 2. Sistem pemasaran, 3. Sistem produksi, 4. Sistem sumber daya manausia.

Subsistem SIA

Subsistem-subsistem SIA memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.  SIA terdiri atas tiga subsistem utama  :    

1.          Sistem pemrosesan transaksi – SPT (Transaction Processing Sistem), yang mendukung                 operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi.  SPT merupakan pusat dari seluruh fungsi sistem informasi dengan    mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan, mencatat transaksi keuangan  dalam record akuntansi, dan mendistribusi informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka.

2.          Sistem pelaporan buku besar/keuangan – SPBB /K (general ledger/financial reporting     sistem), yang menghasilkan laporan keuangan trdisional seperti laporan laba rugi, neraca,               laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lainnya yang ditetapkan oleh            hukum.

3.          Sistem pelaporan manajemen – SPM (management reporting sistem), yang menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan varian, dan laporan pertanggungjawaban.

Model Umum Sistem informasi Akuntansi

Model umum Sistem Informasi Akuntansi adalah pengguna akhir, sumber data, pengumpulan data, pemprosesan data, manajemen database, pembuatan informasi dan umpan balik.

a.           pengguna akhir di bagi kedalam 2 kelompok umum yaitu : eksternal dan internal, pengguna eksternal meliputi para kreditor, pemegang saham, calon investor, lembaga pemerintahan, kantor pajak, pemasok dan pelanggan. Sedangkan pengguna internal meliputi pihak manajemen di tiap tingkat dalam perusahaan, serta personil operasional.

b.          Sumber data adalah berbagai transaksi keuangan yang masuk kedalam sistem informasi baik dari sumber internal maupun eksternal.

c.           Pengumpulan data dalah tahap operasianal pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data kegiatan yang masuk ke dalam valid, lengkap dan bebas dari kesalahan.

d.          Pemprosesan data setelah data selesai dikumpulkan, data biasanya membutuhkan pemprosesan agar dapat memperoleh informasi.

e.          Manajemen database, basis data sebuah perusahaan adalah tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan. Bentuk fisik basis data dapat di sajikan dalam beberapa tingkatan dalam herarki yaitu data atribut, record, dan file diilustrasika.

f.Pembuatan informasi adalah proses menyusun, mengatur, memformat, dan menyajikan informasi bagi para pengguna informasi. Informasi mempunyai beberapa kateristik yaitu relevan, tetapat waktu, akurat, lengkap, dan ringkas.

g.          Umpan balik adalah suatu bentuk output yang dikirim kembali ke sistem sebagai sumber data. Umpan balik dapat bersifat internal maupun eksternal.

Tujuan sistem informasi

Terdapat 3 tujuan dasar yang umum didapati dari system yaitu :

1.       Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen.

2.       Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen.

3.       Mendukung operasional harian perusahaan

Akuisisi Sistem Informasi

Organisasi memperoleh sistem informasi dengan dua cara yaitu dengan mengembangkan sistem yang dibakukan dari awal melalui aktivitas pengembangan sistem in-house dan dengan cara membeli sistem komersial yang sudah diprogram dari para pemasok perangkat lunak.  Tiga jenis perangkat lunak komersial adalah  :

1.          Turnkey systems merupakan sistem yang sudah selesai dan sudah diuji dan siap untuk diimplementasikan.

2.          Backbone systems terdiri atas sebuah struktur sistem dasar untuk dibangun, logika pemrosesan utamanya adalah pra-pemrogaman, dan pemasoknya kemudian mendesain perangkat pemakai untuk disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap kliennya.

3.          Vendor-supported systems merupakan sistem baku (atau dibakukan) yang dibeliorganisasi secara komersial, bukannya dikembangkan secara in-house.

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas dan akuntabilitas (pertanggung jawaban) seluruh organisasi. 

A.      Segmen Bisnis

Organisasi bisnis terdiri atas unit-unit atau segmen-segmen fungsional. Perusahaan diatur sdemikan mungkin menjadi beberapa segmen untuk meningkatkan efesiensi internal melalui spesialisasi tenaga kerja dan alokasi sumberdaya yang efektif dari segi biaya.  Tiga pendekatan yang paling umum untuk mensegmentasikan sebuah perusahaan meliputi  :

1.          Lokasi geografis, banyak organisasi memiliki kegiatan operasional yang menyebar di seluruh negara dan dunia.

2.          Jalur Produk, menciptakan divisi terpisah untuk tiap jalur produk, seolah-olah mereka merupakan perusahaan yang terpisah.

3.          Fungsi Bisnis, segmentasi fungsional membagi organisasi menjadi wilayah-wilayah tanggung jawab yang terspesialisasi berdasarkan tugas.

B.      Segmentasi Fungsional

Segmentasi menurut fungsi bisnis merupakan metode pengorganisasian yang paling umum.

Manajemen Bahan Baku,  tujuannya adalah untuk merencanakan dan mengontrol persediaan bahan baku perusahaan.  Manajemen bahan baku memiliki tiga subfungsi :

1.          Pembelian, bertanggung jawab memesan persediaan dari pemasok ketika tingkat persediaan mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).

2.          Penerimaan, tugassnya untuk menerima persediaan yang sebelumnya dipesan oleh bagian pembelian.

3.          Penyimpanan, pengawasan fisik atas persediaan yang diterima dan mengeluarkan persediaan tersebut ke proses produksi sesuai kebutuhan.

Produksi, aktivitas produksi yang muncul dalam siklus konversi dimana bahan baku mentah, tenaga kerja dan aktiva pabrik digunakan utnuk menciptakan produk jadi.  Secara umum aktivitas tersebut dibagi menjadi dua kelas utama  :

Aktivitas manufaktur utama,  membentuk dan merakit bahan baku mentah menjadi produk jadi.

Aktivitas pendukung produksi, memastikan bahwa aktivitas manufaktur utama beroperasi secara efisien dn efektif.            

Hal-hal yang termasuk dalam jenis aktivitas ini tetapi tidak dibatasi adalah perencanaan produksi, kontrol kualitas, dan pemeliharaan.

Pemasaran, pasar perlu mengetahui dan memiliki  akses ke produk-produk perusahaan., fungsi pemasaran berkaitan dengan masalah-masalah strategis dari promosi produksi, iklan dan riset pasar.

Distribusi, merupakan kegiatan mengirim produk ke pelanggan setelah penjualan.

Personel, fungsi personel yang dikembangkan dengan baik meliputi perekrutan, pelatihan, pendidikan yang berkelanjutan, konseling, evaluasi, relasi tenaga kerja, dan administrasi kompensasi.

Keuangan, fungsi keuangan memanjemen sumber daya keuangan peruaahaan melalui kegiatan perbankan dan perbendaharaan, manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran kas, dan penerimaan kas.

C.      Fungsi Akuntansi

     Fungsi akuntansi mengatur sumber daya informasi keuangan perusahaan.  Peran fungsi akuntansi yaitu menangkap dan mencatat efek-efek keuangan dari transaksi perusahaan, mendistribusikan informai transaksi ke personel-personel operasi untuk mengkoordinasikan tugas-tugas utama mereka.

Nilai informasi  bagi pengguna nilai informasi ditentukan berdasarkan keandalannya (reability). Dimana informasi harus memilik kateristik tertentu seperti relevan, akurat, lengkap, dan tepat waktu.

Independensi akuntansi  kebutuhan untuk memastikan keandalan informasi akuntansi. Keandalan informasi tersebut sangat bergantung kepada konsep independesi akuntansi.

D.      Fungsi Jasa Komputer

Pemrosesan Data Tepusat

Semua pemrosesan data dilakukan oleh satu atau lebih komputer besar yang ditempatkan dibagian tengah yang melayani semua pemakai dalam organisasi.

Administrasi database, perusahaan yang diorganisasi secara terpusat mempertahankan sumber daya data mereka pada lokasi sentral yang digunakan  bersama oleh semua pemakai akhir.

Pemrosesan data, mengatur sumber daya komputer yang digunakan untuk melakukan pemrosesan transaksi hari demi hari terdiri atas kontrol data, konversi data, operasi komputer, dan perpustakaan data.

Pengembangan dan Pemeliharan Sistem, kebutuhan pemakai akan sistem informasi dipenuhi oleh dua fungsi yang saling terkait yaitu sistem pengembangan dan sistem pemeliharaan. Sistem pengembangan  bertangung jawab untuk menganalisis kebutuhan pemakai dan mendesain sistem yang baru utnuk memuaskan kebutuhan-kebutuhan tersebut.  Sistem pengembangan terdiri atas profesional sistem, pemakai akhir dan stakeholders.

 

Pemrosesan Data Distribusi

 Pemrosesan Data Distribusi  melibatkan pengorganisasian kembali fungsi jasa komputer ke unit-unit pemrosesan informasi yang lebih kecil, kemudian didistribusikan ke pemakai akhir dan ditempatkan dibawah kontrol mereka.  Adapun kelemahan-kelemaha PDD yaitu salah manjemen terhadap sumber daya organisasi, ketidakcocokan perangkat keras dan perangkat lunak, tugas yang berlebihan, konsolidasi kegiatan-kegiatan yang tidak cocok, mempekerjakan profesional berkualitas dan kurangnya standar.  Sedangkan yang menjadi kekuatan PDD adalah pengurangan biaya, meningkatkan tanggung jawab kontrol biaya, meningkatkan kepuasan pemakai, dan pendukung.

.

EVOLUSI MODEL-MODEL SISTEM INFORMASI

.Model Proses Manual, Model proses manual adalah bentuk yang paling tua dan tradisional dari sistem akuntansi., membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis.

Model  file datar , menjelaskan suatu lingkungan dimana file-file data individual tidak berkaitan dengan file-file lainnya.  Pemakai akhir mempunyai file data sendiri dan tidak menggunakan bersama pemakai lainnya

Masalah yang berkaitan dengan flat file yaitu  :

1.          Penyimpanan data, untuk memnuhi kebutuhan data privat para pemakai, organisasi                       harus membuat prosedur biaya pengumpulan majemuk dan penyimpanan majemuk.

2.          Pembaharuan data, organisasi yang memiliki sejumlah besar data yang disimpan dalam file-file memerlukan pembaharuan periodik untuk mencerminkan perubahan. Ketika para pemakai mempertahankan  file-file yang terpisah, semua perubahan harus dibuat  secara terpisah untuk setiap pemakai.

3.          Peredaran informasi, jika pembaharuan informasi tidak secara benar disebarkan, perubahan tidak akan direfleksikan pada sebagian data pemakai, akibatnya menghasilkan keputusan berdasarkan informasi yang sudah ketinggalan jaman.

4.          Ketergantungan Tugas-Data, adalah ketidak mampuan pemakai utuk mendapatkan tambahan informasi ketika kebutuhan berubah.

5.          Flat file membatasi integrasi data

Model Database, Sebuah organisasi dapat mengatasi masalah-masalah yang berkaitan dengan flat file dengan mengimplementasikan model database kemanajemen data.  Pendekatan ini memusatkan organisasi data ke sebuah database umum yang dipakai bersama-sama oleh para pemakai.  Akses kesumber data dikontrol oleh sistem manajemen database (DBMS – database management systems).  DBMS merupakan sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi setiap pemakai untuk diakses.  Jika pamakai meminta data dimana  ia tidak memiliki otoritas akases atas  data tersebut, permintaan akan ditolak.  Melalui pemakaian data bersama, masalah yang berkaitan dengan pendekatan flat file mungkin dapat diatasi diantaranya pnghapusan kelebihan data, pembaruan tunggal, dan nilai lancar

 Model REA, REA adalah kerangka akuntansi untuk membuat model Resourrce, Events dan Agents  yang kritikal dalam organisasi dan relasi diantara mereka.  Elemen-elemen REA dirangkum sebagai berikut  :

Sumber daya ekonomi adalah aktiva dari organisasi

Peristiwa-peristiwa ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan                   sumber daya.

Agen-agen ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi.

Model REA mensyaratkan bahwa fenomena akuntansi dicirikan dengan cara yang konsisten dengan pengembangan perspektif pemakai majemuk.  REA merupakan sebuah model konseptual, bukan sistem fisik.  Namun banyak dari prinsip-prinsipnya ditemukan dalam sistem database yang sudah maju.  Aplikasi yang paling penting dari filosofi REA dilihat dalam perkembangan sistem ERP.

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP merupakan sebuah model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya. ERP memecah dua hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitais pemakaian data berasama, arus informasi, dan dengan memperkenalkan praktik-praktik bisnis umum diantara semua pemakai organisasi.

Sebagian modul-modul ERP yang sudah dikenal umum adalah manajemen aktiva, akuntansi keuangan, solusi industri spesifik, pemeliharaan pabrik, perencanaan produksi, manajemen kualitas, penjualan dan distribusi, dan manajemen persediaan.  Salah satu masalah dengan modul-modul yang terstandarisasi adalah bahwa mereka mungkin tidak selalu memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat.

PERAN AKUNTAN

Para akuntan akan terlibat dengan tiga cara  yaitu:

a.   Akuntan sebagai pemakai

Dalam kebanyakan organisasi, fungsi akuntansi merupakan pemakai tungal yang paling besar dari jasa komputer.  Sebagai pemakai akhir, para akuntan harus memberikan gambaran yang jelas tentang kebutuhan mereka kepada para profesional yang mendesain sistem mereka.

b.   Akuntan sebagi desainer sistem

Apresiasi terhadap tanggung jawab akuntan untuk suatu desain sistem memerlukan perspektif historis yang mendahului komputer sebagai alat informasi bisnis.  Secara tradisional, para akuntan bertanggung jawab  untuk aspek-aspek kunci dari sistem informasi, termasuk menilai kebutuhan informasi pemakai, mendefinisikan isi dan format output laporan, menspesifikasi sumber data, memiliki peraturan akuntansi spesifik, dan menentukan kontrol yang diperlukan untuk menjaga integritas dan efisiensi sistem informasi.  Pada masa sekarang, tanggung jawab desain sistem dibagi diantara akuntan dan profesional komputer sebagai berkuit : fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk sistem untuk sistem koseptual dan fungsi komputer bertanggung jawab untuk sistem fisiknya saja.

c.   Akuntan sebagai auditor sistem

Auditing adalah salah satu bentuk pengujian independen yang dilakukan oleh seorang ahli auditor yang menunjukan pendapatnya tentang kejujuran (fairness) sebuah laporan keuangan.  Keyakinan publik pada reliabilitas laporan keuangan yang dihasilkan secara internal terletak pada validasi yang dilakukan oleh seorang auditor ahli dan independen, jasa ini sering disebut sebagai fungsi pembuktian (attest function).

Auditing Eksternal

Secara historis, tanggung jawab  akuntan eksternal sebagai seorang auditor sistem terbatas pada fungsi pembuktian yang disebutkan sebelumnya.

Assurance service adalah jasa profesional, termasuk fungsi pembuktian yang didesain untuk meningkatan kualitas informasi, baik keuangan maupun non-keuangan, yang digunakan oleh para pengambil keputusan.

Auditing TI  biasanya dilakukan sebagai bagian dari audit keuangan.  Auditor TI membuktikan integritas elemen-elemen dari sistem informasi organisasi yang semakin kompleks dengan adanya teknologi komputer.

Auditing Internal

Auditing internal merupakan  fungsi penilaian dalam organisasi.  Auditor internal melakukan serangkaian kegiatan atas nama organisasi, termasuk diantaranya melakukan audit laporan keuangan, mengkaji kesesuaian kegiatan operasi dengan kebijakan organisasi, mempelajari kesesuaian organisasi dengan kewajiban umum, mengevaluasi efisiensi operasional, mendeteksi dan mengejar kecurangan dalam perusahaan, dan melakukan audit TI.