PENGANTAR PROSES TRANSAKSI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

1.       PROSES TRANSAKSI

Siklus Transaksi

Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan, yaitu pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan.

·         Siklus Pengeluaran

Terdapat subsistem utama dari siklus pengeluaran :

1.       Sistem Pembelian/Utang Dagang (membeli bahan mentah, dimana ketika barang diterima akan mempengaruhi dagang).

2.       Sistem Pengeluaran Kas (apabila tanggal jatuh tempo pada utang dagang            telah ditiba maka akan dilakukan pengeluran kas untuk memenuhi kewajiban).

3.       Sistem Gaji (pengumpulan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai – menghitung gaji – mengeluarkan cek pembayaran)

4.       Sistem Aktiva Tetap (sistem yang berkaitan dengan transaksi – transaksi akuisasi, pemeliharaan dan penghentian aktifa tetap / tanah,gedung dan perabotan) persediaan dan utang

·         Siklus Konversi

Siklus Konversi ; menyediakan nilai tambah pada barang atau jasa. Dibentuk oleh 2 subsistem utama :

-          Sistem Produksi, melibatkan perencanaan, penjadwalan dan control (penetapan kebutuhan bahan mentah, otorisasi kerja yang harus dilakukan).

-          Sistem Akuntansi Biaya, memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi (anggaran, kontrol biaya, pelaporan kinerja).

·         Siklus Pendapatan

Memiliki 2 subsistem utama, yaitu : pemrosesan pesanan penjualan dan penerimaan kas.

A.      Pencatatan Akuntansi

~        Siklus Manual

Bagian ini mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus transaksi. Pembahasan akan dimulai dengan pencatatan tradisional yang digunakan dalam sistem manual (dokumen, jurnal dan buku besar)

a.       Dokumen, menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Tiga jenis dokumen yaitu:

·         Dokumen sumber, digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi

·         Dokumen produk, merupakan hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses

·         Dokumen perputaran, adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya

b.       Jurnal, catatan ayat - ayat secara kronologis. Terdapat dua jenis jurnal :

·         Jurnal khusus, digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusu yang muncul dalam volume besar

·         Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk memcatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama.

c.        Buku besar, adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis buku besar: (1) buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun pengendali, dan (2) buku besar pembantu, yang berisi perincian akun individual yang membentuk akun pengendali tertentu.

.

        Jejak Audit

Untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Di antara berbagai tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun. Jejak audit bereperan penting dalam proses pengujian akun dan transaksi utama perusahaan untuk sampai pada opini keseluruhan tentang kelayakan penyajian laporan keuangan.

B.      Sistem Berbasis Komputer

Untuk merecord akuntansi dalam sistem dapat disajikan dalam 4 jenis file magnetis:

1.       File Master, nilai data – data dalam file induk diperbaharui dari transaksi, contohnya buku besar umum dan buku besar pembantu.

2.     File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk merubah atau memperbarui data dalam file induk.

3.     File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi, misalnya program pembayaran gaji, yang dijadikan standar untuk penghitungan pajak.

4.     File Arsip, dipertahankan untuk referensi akan datang. berisi record – record tentang transaksi masa lalu yang

Jejak Audit Digital

Sama dengan jejak kertas, jejak audit digital memungkinkan penelusuran transaksi. Auditor yang berusaha untuk mengevaluasi akurasin dari angka piutang yang dipublikasikan dalam neraca, dapat melakukannya melalui langkah-langkah berikut ini :

1.     Membandingkan saldo akun transaksi pada neraca dengan saldo akun control di file induk.

2.     Rekonsiliasikan angka kontrol dengan total akun pembantu.

3.     Pilih sampel dari jurnal – jurnal yang diperbaharui dengan akun – akun di buku besar pembantu dan telesuri transaksi dalam file arsip.

4.     Verifikasi dan konfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen.

C. Teknik Dokumentasi                     

Ada lima teknik dokumentasi dasar yang diperkenalkan dalam bagian ini, yaitu: diagram arus data, diagram relasi entitas, bagan alir sistem, bagan alir program, dan diagram tata letak record.

1.       Diagram arus data, menggunakan symbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.

2.       Diagram relasi entitas, teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas.

3.       Bagan alir sistem, adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik. Elemen yang termasuk departemen organisasional, sistem manual, catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file)

4.       Bagan alir program, menyediakan perincian yang penting untuk melakukan audit teknologi informasi .

5.       Diagram tata letak record, digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut (atau field) dalam record.

C.      Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Bagian terakhir dari bab ini membahas model pemrosesan transaksi alternatif yang berbasis computer. Sistem akuntansi berbasis computer dibagi menjadi dua kelompok besar: sistem batch dan sistem real-time.

Perbedaan antara sistem batch dan real-time

~        Informasi Jeda waktu. Sistem batch menyusun transaksi ke dalam kelompok untuk pemrosesan. Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa muncul.

~        Sumber daya. Secara umum sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber daya (seperti biaya pemrograman, waktu computer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem real-time. Sistem real-time menggunakan file akses langsung memerlukan peralatan penyimpanannya yang lebih mahal, seperti cakram magnetis.

~        Efisiensi Operasional. Sistem pemrosesan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiap hari dapat menciptakan ketidakefisienan operasional. Namun demikian, pemrosesan batch dari akun yang nonkritis memperbaiki efisiensi operasional dengan mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan pada saat-saat penting dalam pemrosesan.

Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif

~        Sistem Warisan Versus Sistem Modern

Tidak semua organisasi menggunakan sistem informasi modern. Dalam bab 1, dijelaskan bahwa sistem warisan umumnya memiliki fitur berikut ini: memiliki aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file datar untuk pentimpanan data, namun basis data hierarkis dan jaringan sering berkaitan dengan era sistem warisan yang lebih maju.

Sistem modern cenderung berbasis klien-server (jaringan) dan memproses transaksi secara real-time. Meskipun ini merupakan tren di banyak organisasi, pembaca perlu menyadari bahwa banyak sistem modern yang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch

~        Pembaruan File Master dari Transaksi

Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real-time yang digunakan, pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu beberapa field untuk mereflsikan pengaruh dari suatu transaksi.

Pemrosesan Batch Dengan Menggunakan Pengumpulan Data Secara Real-Time

Pendekatan pemrosesan data yang popular, khususnya untuk perusahaan besar adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai efisiensi operasional

Pemrosesan Real - Time

Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam ini memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan pelanggan, dan perbaikan keputusan pelanggan. Pemrosesan real-time sesuai dengan sistem yang memproses volume transaksi yang rendah dan yang tidak saling berbagi record umum. Sistem ini menggunakan teknologi local are network (LAN) dan wide are network (WAN).

       

Diagram Tata Letak Record

Digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut dalam record. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti identifikasi jenis-jenis tertentu kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan, dan desain uji logika komputer untuk tujuan audit dan debugging.

D.      Skema pengkodean data

Sebuah Sistem Dengan Kode

Masalah ini dipecahkan, atau setidaknya sangat berkurang, dengan menggunakan kode untuk mewakili setiap item dalam persediaan dan rekening pemasok. Kegunaan lain dari data coding di SIA adalah untuk:

1.       Mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang seharusnya dapat diatur.

2.       Menyediakan sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi diproses.

3.       Mengidentifikasi transaksi yang unik dan rekening dalam kehidupan.

4.       Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Skema Kode Numeric dan Abjak

·         Kode Sekuensial, merupakan item dalam beberapa berurutan (menaik atau menurun). Sebuah aplikasi umum dari sekuensial numerik adalah prenumbering dokumen sumber.
Keuntungan. Kode sekuensial mendukung rekonsiliasi batch transaksi, seperti pesanan penjualan, pada akhir pengolahan.

Kekurangan. Kode sekuensial tidak membawa kandungan informasi di luar pesanan mereka dalam urutan. Juga, skema pengkodean berurutan yang sulit untuk berubah.

·         Kode Block. Sebuah blok kode numerik adalah variasi pada pengkodean berurutan yang sebagian obat kelemahan baru saja dijelaskan. Pendekatan ini dapat digunakan untuk mewakili kelas seluruh item dengan membatasi setiap kelas untuk rentang tertentu dalam kode skema.

Keuntungan. Blok coding memungkinkan untuk penyisipan kode baru di dalam blok tanpa harus merombak struktur coding keseluruhan.

Kekurangan. seperti dengan kode sekuensial, isi informasi jika kode blok adalah tidak mudah terlihat.

·         Grup Kode. Kode kelompok numerik digunakan untuk mewakili item kompleks atau peristiwa yang melibatkan dua atau lebih lembar data terkait.
Keuntungan.Kode kelompok memfasilitasi representasi dari sejumlah besar data yang beragam. dan memungkinkan struktur data yang kompleks untuk diwakili dalam bentuk hirarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia.

·         Abjad Kode. Kode abjad digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan kode numerik. karakter abjad dapat diberikan secara berurutan atau dapat digunakan dalam teknik blok dan kelompok coding.

Keuntungan. kapasitas untuk mewakili angka besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode abjad murni atau abjad tertanam dalam kode numerik.

Kekurangan. kelemahan utama dengan coding abjad adalah

1.       Sebagai dengan kode numerik, ada sulit merasionalisasi arti kode-kode yang telah ditugaskan secara berurutan

2.       Pengguna cenderung memiliki catatan menyortir sulit yang dikodekan berdasarkan abjad

·         Kode Mnemonic. adalah karakter abjad dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang menyampaikan makna.

Keuntungan. skema coding mnemonic tidak memerlukan pengguna untuk menghafal arti; kode itu sendiri menyampaikan tingkat tinggi informasi tentang mereka yang diwakili.

Kekurangan. meskipun kode mnemonic berguna untuk mewakili kelas jika item, mereka memiliki kemampuan terbatas untuk mewakili item dalam kelas.

2.       KONSEP DAN PROSEDUR PENGENDALIAN INTERNAL.

Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak manajemen yang penting. Aspek mendasarkan dari tanggung jawab penyediaan informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan dikendalikan dengan baik. Selain itu, pihak manajemen memiliki tanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan yang andal secara tepat waktu, sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk melakukan kewajiban ini.

C.1 Konsep Pengendalian Internal (Internal control system) terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya:

1. Menjaga aktiva perusahaan.

2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi.

3. Mendorong efisiensi dalam operasional.

4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.

Memodifikasi Asumsi.

Hal yang terdapat berbagai tujuan pengendalian ini adalah empat asumsi dasar tambahan yang membimbing para desainer serta auditor sistem pengendalian internal.

• Tanggung Jawab Manajemen. Konsep ini meyakini bahwa pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah tanggung jawab pihak manajemen (management responsibilty).

• Jaminan yang wajar. Sistem pengendalian internal harus menyediakan jaminan yang wajar (reasonable assurance) bahwa keempat tujuan umum pengendalian internal terpenuhi secara efektif dari segi biaya. Ini berarti bahwa tidak ada sistem pengendalian internal yang sempurna dan bahwa biaya untuk mencapai pengendalian yang lebih baik tidak boleh melebihi manfaatnya.

• Metode keterbatasan dalam efektivitasnya. Hal ini meliputi (1) kemungkinan kesalahan tidak ada sistem yang sempurna, (2) pelanggaran-personel dapat melanggar sistem melalui kolusi atau cara lain, (3) pelanggaran manajemen-pihak manajemen berada dalam posisi melanggar prosedur pengendalian dengan secara pribadi menyimpangkan transaksi atau dengan mengarahkan bawahan, untuk melakukan hal tersebut, dan (4) berubahnya kondisi-kondisi dapat berubah dengan berjalannya waktu hingga pengendalian yang ada menjadi tidak berjalan.

        Eksposur dan Risiko

Sistem pengendalian internal sebagai pelindung yang melindungi aktiva perusahaan dari banyaknya peristiwa yang tidak diinginkan yang menyerangkan perusahaan. Ini semua meliputi usaha untuk akses secara tidak sah ke Aktiva perusahaan (termasuk informasi): penipuan yang dilakukan oleh orang dalam dan luar perusahan; kesalahan karena karyawan tidak kompeten, program komputer salah, dan data input yang rusak; serta tindakan yang salah,seperti akses tidak sah oleh backer komputer, serta ancaman virus komputer yang menghancurkan progran dan basis data.

Model Pengendalian Internal untuk Pencegahan Pendeteksian Perbaikan.

a. Pengendalian Pencegahan (preventive control) adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan.

b. Pengendalian Pemeriksaan (detective control) adalah berbagai alat, teknik, dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan yang lepas dari pengendalian pencegahan.

c. Pengendalian Perbaikan (corrective control) adalah tindakan yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan yang terdeteksi dalam tahap sebelumnya.

Komponen Pengendalian Internal.

Pengendalian internal yang dijelaskan dalam SAS 78 terdiri sebagai berikut:

a.       Lingkungan pengendalian (control environment) adalah dasar dari empat komponen pengendalian lainnya.lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan dan memengaruhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan, berbagai elemen penting dari lingkungan pengendalian adalah:

•           Integritas dan nilai etika manajemen.

•          Struktur organisasi.

•       Keterlibatan dewan komisaris dan komite audit, jika ada

•       Filosofi manajemen dan siklus operassionalnya.

•       Prosedur untuk mendelegasikan tanggung jawab dan otoritas.

•       Metode manajemen untuk menilai kinerja.

•       Pengaruh eksternal.

•       Kebijakan dan praktik perusahaan dalam mengelola sumber daya manusianya.

b.    Pengawasan (monitoring) adalah proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan.

c.     Aktivitas Pengendalian (control activities) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi.

Aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan menjadi dua kategori yaitu:

•          Pengendalian Komputer adalah yang secara khusus berhubungan dengan lingkungan TI dan Audit TI.

•          Pengendalian Fisik adalah yang berhubungan dengan aktivitas manusia yang digunakan dalam sistem akuntansi.

Ada enam kategori aktivitas pengendalian fisik:

•          otorisasi transaksi,

•          pemisahan fungsi,

•          supervisi,

•          pencatatan akuntansi,

•          pengendalian akses,

•          verifikasi independen.