Perusahaan menghasilkan pendapatan melalui aktivitas formal yang berupa siklus pendapatan. Dalam bentuk paling sederhana, siklus pendapatan adalah pertukaran langsung dari produk akhir & jasa menjadi kas dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli. Siklus pendapatan dibagi menjadi dua subsistem :
1) Subsistem pemrosesan pesanan pesanan penjualan;
2) Subsistem penerimaan kas.
Sistem Konseptual
Prosedur Pesanan Penjualan
Prosedur pesanan penjualan yaitu dimulai dari penerimaan pesanan, memeriksa kredit, memilih barang, tagihan pelanggan, memperbaharui catatan persediaan, pembaruan piutang, posting ke buku besar.
1) Penerimaan Pesanan . Proses penjualan dimulai dari bagian penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang diminta.
2) Pemeriksaan kredit. Sebelum proses pemesanan, langkah awal bagian ini adalah otoritas transaksi, yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Keadaan penjualan akan menentukan cara pemeriksaan kredit.
3) Prosedur gudang. Aktivitas penerimaan pesanan mengirim salinan surat pengeluaran barang dari pesanan penjualan ke bagian gudang.
4) Pengiriman Barang. Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima salinan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan.
5) Penagihan Pelanggan. Bagian penangihan memainkan peran penting dalam sistem pesanan penjualan. Bagian ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merekonsiliasi, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi ini ke bagian lainnya
6) Pengendalian Persediaan. Bagian pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbarui akun buku besar pembantu persediaan.
7) Piutang Dagang. Bagian piutang dagang akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku pembantu piutang dagang.
8) Buku Besar Umum. Padas saat penutupan periode pemrosesan, bagian buku besar umum telah menerima voucher jurnal dari bagian penagihan dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang.
Prosedur Retur Penjualan
Hal yang menyebabkan terjadinya retur penjualan antara lain :
· Penjual mengirimkan barang yang salah.
· Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat.
· Barang tersebut rusak pada saat pengiriman.
· Penjual terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengiriman tersebut.
Prosedur retur penjualan yaitu dimulai dari departemen penerimaan barang, departemen penjualan, departemen kredit, departemen penagihan, departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang, departemen buku besar umum.
a. menyiapkan slip retur, ketika barang dikembalikan, bagian penerimaan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan slip yang dideskripsikan barang tersebut.
b. menyipakan memo kredit, saat slip retur diterima, staf penjualaan akan menyiapkan memo kredit yang nantinya diserahkan kepada bagian manajer kredit.
c. menyenyutujui memo kredit, setelah memo kredit selesai maka diserahkan kepada manajer kredit untuk dievaluasi kodisi pengembalian dan memberikan keputusan untuk menerima atau menolak barang tersebut.
d. mengupdate jurnal penjualan, saat memo kredit disetujui, bagian penjualan akan mecatat kredit tersebut dalam jurnal penjualan sebgai entri yang kontra.
e. mengupdate pencatatan persediaan dan piutang, setelah dilakukan pencatatan, dilakukan penyesuaian terhadap persediaan dan piutang oleh staf pengendalian persediaan dan staf pengendali piutang.
f. mengupdate buku besar, setelah pengupdatetan selesai, maka staf pembukuan akan membukukan voucher jurnal tersebut.
Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas berlaku untuk peristiwa masa depan. Prosedur ini melibatkan menerima dan mengamankan uang tunai; mendepositokan uang di bank; mencocokkan pembayaran dengan pelanggan dan menyesuaikan akun yang benar dan benar akuntansi untuk mendamaikan dan rincian keuangan transaksi.
Pengendalian Siklus Pendapatan
a. Otoritas Transaksi
Pemeriksaan Kredit. Tujuan otoritas transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit merupakan bagian yang mengotorisasi pemrosesan pesanan penjualan.
Kebijakan Retur Barang. Departemen kredit mengotorisasi proses retur barang. Penentuan ini didasarkan pada sifat penjualan dan situasi retur.
Pradaftar Kas. Pradaftar kas menyediakan sarana untuk melakukan verifikasi apakah cek dari pelanggan dan permintaan pembayaran sudah benar.
b. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang memproses transaksi sendiri secara keseluruhan. Jumlah karyawan dan volume transaksi yang diproses memengaruhi cara pemisahan dilaksanakan.
c. Supervisi
Dengan melakukan supervise kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan antisipasi dalam sistemnya. Supervisi dapat juga memberikan pengendalian pada sistem yang sudah terpisah dengan baik.
d. Catatan Akuntansi
Pengendalian ini juga merupakan fitur operasional yang penting. Kadang kala, transaksi hilang dalam sistem. Dengan mengikuti jejak audit, manajemen dapat menemukan di mana kesalahan dalam sistem terjadi.
e. Pengendalian Akses
Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva fisik pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas.
f. Verifikasi Independen
Tujuan verifikasi independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam sistem.
Sistem Manual
Pemrosesan pesanan penjualan
Urutan aktivitas manual yang melalu idepartemen yang dipengaruhi oleh proses penjualan yaitu departemen penjualan, departemen kredit, prosedur gudang, departemen pengiriman, departemen penagihan, departemen pengendali persediaan, departemen piutang dagang, departemen buku besar umum.
Prosedur retur penjualan
Prosedur retur penjualan yaitu dimulai dari departemen penerimaan barang, departemen penjualan, departemen kredit, departemen penagihan, departeman pengendalian persediaan dan piutang dagang, departemen buku besar umum
Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas yaitu dimulai dari prosedur ruang penerimaan dokumen, departemen penerimaan kas, departemen piutang dagang, departemen buku besar, kantor kontroler.
Sistem Akuntansi Berbasis Komputer
a. Mengotomatiskan Pemprosesan Pesanan Penjualan Dengan Teknologi Pemrosesan Batch
Cara mengotomatiskan pemrosesan pesanan penjualan dengan metode ini yaitu memasukkan data, lalu lakukan pengeditan dan terakhir prosedur pembaruan. Metode ini meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyimpanan catatan tetapi mempunyai dampak yang kecil pada kegiatan operasional.
CBAS pertimbangan kendali
· Otorisasi- di dalam real-time sistem, otorisasi diotomatkan
Ø Kaidah pengambilan keputusan yang diprogramkan harus lekat dimonitor.
· Pemisahan Fungsi- Konsolidasi tugas oleh komputer adalah umum
Ø Lindungi program komputer
Ø Pengkodean, Pengolahan, dan pemeliharaan harus dipisahkan.
· Pengawasan - di POS sistem, tape internal kasir atau database adalah bentuk pengawasan tambahan
· Access Control - catatan magnetik rentan terhadap baik resmi dan eksposur yang tidak sah dan harus dilindungi.
Ø Harus memiliki aksesibilitas file yang terbatas
Ø Harus menjaga dan memonitor program komputer
b. Rekayasa ulang Pemrosesan Pesanan Penjualan Dengan Teknologi Real-Time
Prosedur Pemrosesan Transaksi
Prosedur Penjualan. Pada pemrosesan secara real time, staf penjualan menerima pesanan dari pelanggan dan memproses setiap transaksi secara terpisah pada saat itu juga.
Prosedur Perdugangan. Terminal computer staf pergudangan segera mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik.
Departemen Pengiriman. Staf pengiriman mencocokkan barang, dokumen pengeluaran barang, dan slip pengepakan yang dibuat oleh terminal computer. Staf kemudian memilih kurir dan menyiapkan barang untuk dikirim.
Keunggulan Pemrosesan Secara Real-Time
1. Pemrosesan real-time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan.
2. Pemrosesan real-time dapat memberikan perusahaan kunggulan bersaing di pasar.
3. Prosedur manual cenderung menghasilkan kesalahan administrasi, seperti kesalahan pada nomor akun, nomor persediaan yang tidak valid, dan kesalahan dalam perhitungan harga.
4. Akhirnya, pemrosesan real-time mengurangi pemakaian dokumen kertas.
Prosedur Penerimaan Kas Otomatis
Prosedur penerimaan kas adalah sistem batch alami. Tidak seperti transaksi penjualan yang cenderung terjadi terus-menerus dalam satu hari, penerimaan kas merupakan kejadian yang berbeda.
Ruang Penerimaan Dokumen. Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan permintaan pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran.
Departemen Penerimaan Kas. Staf penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran.
Departemen Piutang Dagang. Staf departemen piutang dagang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.
Departemen Pemrosesan Data. Pada akhir kerja, program batch mencocokkan voucher jurnal dengan file transaksi penerimaan kas dan memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan akun pengendali buku besar umum.
I. Sistem Point Of Scale (POS)
Sistem siklus pendapatan yang dibahas sejauh ini digunakan oleh perusahaan yang memberikan kredit kepada pelanggan. Asumsi iua jenis bisnis. Misalnya, toko penjual bahan makanan biasanya tidak memakai model yang sama. Toko tersebut menukarkan barang dagangnya dengan uang tunai. Transaksi ini merupakan bagian dari sistem point of scale.
II. Pertimbangan Pengendalian Untuk Sistem Berbasis Komputer
Otoritas
Tugas otoritas transaksi dalam sistem pemrosesan real-time dilakukan secara otomatis. Dalam sistem POS, proses otoritas melibatkan validasi biaya kartu kredit dan menetapkan bahwa pelanggan tersebut adalah pengguna dari kartu kredit tersebut.
Pemisahan Tugas
Sejumlah tugas yang biasanya dipisah-pisah dalam sistem manual digabungkan pada sistem berbasis computer. Aplikasi computer melaksanakan tugas pengendalian perseidaan, piutang dagang, penagihan, dan buku besar umum.
Supervisi
Pada sistem POS. dimana persediaan dank as berisiko, supervise merupakan hal yang penting. Pelanggan dapat secara langsung mengakses persediaan pada sistem POS, dan kejahatan pencurian barang merupakan hal yang menjadi perhatian manajemen.
Pengendalian Akses
Dalam sistem yang terkomputerisasi catatan akuntansi disimpan dalam bentuk digital dan rentan terhadap akses yang tidak mempunyai otoritas dan tidak terdeteksi. Hal ini dapat menarik orang untuk melakukan penipuan, perusakan oleh karyawan yang kecewa, atau kecelakaan.
Catatan Akuntansi
Jurnal, jejak audit terpengaruh secara langsung saat dokumen utama seperti jurnal disimpan dalam bentuk digital. Buku Besar, buku besar organisasi juga dalam bentuk digital dan Cadangan File, Kehilangan, kerusakan atau korupsi dari catatan akuntansi digital merupakan masalah serius. Departemen pemrosesan data harus melakukan proses pembuatan cadangan.
Verfikasi Independen
Verifikasi Independen dijalankan dengan melakukan perhitungan saldo pengendalian batch setiap selesai dijalankan, dengan membuat laporan manajemen dan rangkuman untuk ditinjau kembali oleh pengguna akhir.
III. Sistem Akuntan Berbasis PC
Pasar peranti lunak menawarkan ratusan sistem akuntansi berbasis PC. Berbeda dengan mainframe dan klien yang biasanya dibuat khusus untuk memenuhi keinginan khusus dari pengguna, aplikasi PC dibuat untuk sistem yang bersifat umum sehingga dapat memenuhi banyak keinginan pengguna
Berbagi Isu Pengendalian PC
Pemisahan Tugas. Sistem PC cenderung tidak mempunyai pemisahan tugas yang memadai. Karyawan bisa bertanggung jawab untuk memasukkan seluruh data transaksi, termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas, fakur dan pembayaran.
Pengendalian Akses. Sistem PC biasanya tidak cukup menyadiakan pengendalian pada akses ke file data
Catatan Akuntansi. Lingkungan PC sering mengalami kehilangan data yang mengancam catatan akuntansi dan jejak audit.
0 komentar:
Posting Komentar