A.
Sistem Konseptual Penggajian
Pemrosesan
gaji pada kenyatannya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Secara teori,
cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas regular.
Adapun
kelemahan dari sistem ini antara lain:
1. Perusahaan dapat mendesain
prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok.
2. Prosedur pengeluaran umum
didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relative lancer.
3. Penulisan cek kepada karyawan
memerlukan pengendalian khusus.
Sistem
penggajian memiliki tugas-tugas utama yaitu dimulai dari personalia, produksi,
akuntansi biaya, penggajian, departemen utang, pengeluaran kas, dan buku besar
umum.yang di jelaskan sebagai berikut :
·
Departemen Personalia. Departemen personalia
menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan
personalia.
·
Departemen Produksi. Karyawan produksi menyiapkan
dua jenis kartu catatan waktu kerja: kartu pekerjaan dan kartu waktu.
·
Pembaruan Akun Barang Dalam
Proses.
Setelah departemen akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun
WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead, pembebanan ini dirangkum dalam
rangkuman distribusi tenaga kerja dan
diteruskan ke departemen buku besar umum.
·
Menyiapkan Penggajian. Departemen penggajian menerima
tariff pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data
jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini
melakukan pekerjaan berikut:
1. Menyiapkan daftar gaji yang
menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran
bersih.
2. Memasukkan informasi di atas ke
catatan penggajian karyawan.
3. Menyiapkan cek gaji untuk
karyawan.
4. Mengirim cek gaji ke
pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.
5. Menyimpan kartu waktu, formulir
kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.
·
Menyiapkan Akun Hutang. Staf administrasi utang usaha
memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapakan dua salinan tanda terima
pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut.
·
Menyiapkan Pengeluaran Kas. Staf administrasi menerima
tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji. Satu cek untuk seluruh jumlah
gaji ditulis dan disetor ke akun gaji.
·
Menyiapkan Buku Besar Umum. Departemen buku besar umum
menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan
tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha.
B.
Pengendalian Penggajian
Otorisasi
Transaksi
Formulir
kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem
penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan
mengidentifikasi karyawan yang di otorisasi. Formulir kegiatan personalia
memungkinkan departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini, yang
dibandingkan dengan kartu waktu.
Pemisahan
Tugas
Fungsi
penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia
memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang
dibayar per jam.
Supervisi
Wilayah
lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan
kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati
proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran actual.
Catatan
Akuntansi
Jejak audit untuk penggajian
meliputi dokumen-dokumen berikut:
1. Kartu waktu, kartu pekerjaan,
dan bukti kas keluar.
2. Informasi jurnal, yang berasal
dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.
3. Akun buku besar pembantu, yang
berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.
4. Akun buku besar umum:
pengendalian penggajian, kas, dan akun dana gaji.
Pengendalian
Akses
Aktiva
yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya
dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi.
Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam system pembayaran
merupakan hal penting seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran.
Verifikasi
Independen
Contoh-contoh
pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian yaitu verifikasi jam
kerja, pengurus pembayaran, utang usaha, dan buku besar umum.
C.
Sistem Penggajian Fisik
Sistem Penggajian Manual
1. Otorisasi
penggajian dan jam kerja
masuk departemen penggajian dari dua sumber berbeda: personil dan produksi.
2. Departemen penggajian menyatukan
informasi ini, menghitung daftar gaji, dan mendistribusikan gaji kepada
karyawan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi
tentang waktu yang dihabiskan untuk setiap pekerjaan dari produksi. Ini
digunakan untuk posting ke akun WIP.
4. Hutang menerima informasi penggajian
ringkasan dari departemen penggajian dan wewenang departemen pengeluaran kas
untuk deposit cek tunggal, dalam jumlah total gaji, dalam rekening imprest bank
pada daftar gaji yang diambil.
5. Para buku besar departemen ringkasan
informasi dari akuntansi biaya dan hutang. Rekening kontrol diperbarui untuk
mencerminkan transaksi ini.
D.
Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Otomatisasi
Sistem Pengajian Menggunakan Pemrosesan Batch
Implikasi
Pengendali
Kekuatan
dan kelemahan dari system ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam system
batch untuk system pengeluaran umum yang dibahas sebelumnya. Sistem ini
mengedepankan keakurantan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek.
Merekayasa
Ulang Sistem Penggajian
Untuk
perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan
dalam system manajemen sumber daya manusia-MSDM. Sistem MSDM menagkap dan
memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk
tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan
tenaga kerja, kegiatan personalia, juga gaji.
Personalia
Departemen
personalia melakukan perubahan dalam file karywan secara real-time melalui
terminal.
Akuntansi
Biaya
Departemen
akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari)
untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor isage file)
Penjagaan
Waktu
Ketika
menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir
minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran saat ini.
Pemrosesan
Data
Pada
akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch:
1. Biaya tenaga kerja didistribusikan
ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya
2. File rangkuman distribusi
tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen
akuntansi biaya dan buku besar umum
3. Daftar gaji on-line diciptakan
dari file kehadiran dan file karyawan. Salinan dari file ini dikirim ke
departemen utang dan pengeluaran kas.
4. File catatan karyawan
diperbarui
5. Cek penggajian disiapkan dan
ditandatangani.
6. File bukti pengeluaran
diperbarui dan satu cek disipkan untuk dana yang akan ditransfer kea kun dana gaji.
7. Pada akhir pemrosesan, system
tersebur menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti
pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.
E.
Sistem Aktiva Tetap
Aktiva
tetap adalah properti, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi
bisnis. Item-item ini relatif permanen dan sering kali secara kolektif
mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Contoh dari aktiva tetap
adalah tanah, gedung, perabotan, mesin, dan kendaraan. Tujuan spesifik dari
system aktiva tetap adalah:
1. Memproses akuisisi aktiva tetap
ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajmen formal
2. Mempertahankan catatan
akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva
di dalam organisasi.
3. Mempertahankan catatan depresiasi
yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan
metode-metode yang wajar.
4. Menyediakan informasi bagi
pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva tetap di masa
yang akan datang.
5. Mencatat penghapusan aktiva
tetap dengan benar.
Logika
Sistem Aktiva Tetap
Akuisisi
Aktiva
Akuisisi
aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat
kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan
persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva
tersebut. Dalam keputusan ini, manajer departemen sering kali memiliki otoritas
umum untuk menyetujui pembelian aktiva tetap yang tidak mahal.
Pemeliharaan
Aktiva
Pemeliharaan
aktiva melibatkan saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut
menyusut sepanjang waktu pemakaiannya. Beberapa metode depresiasi umum yang
digunaakan adalah garis lurus, jumlah digit tahun, saldo menurun ganda, dan
unit produksi.
Penghapusan
Aktiva
Ketika
aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonominya atau ketika manajemen
memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar
pembantu aktiva tetap. Proses ini di mulai ketika manajer yang bertanggung
jawab atas aktiva tersebut mengeluarkan permintaan untuk menghapus aktiva
tersebut.
F.
Sistem Aktiva Tetap Berbasis
Komputer
Prosedur Akuisisi. Proses dimulai ketika staf
administrasi akuntansi aktiva tetap menerima laporan penerimaan dan bukti kas
keluar. Dokumen – dokumen ini menyediakan bukti bahwa perusahaan secara fisik
telah meneima aktiva tersebut dan menunjukkan biayanya.
Pemeliharaan Aktiva. Sistem aktiva menggunakan
jadwal depresiasi untuk mencatat transaksi-transaksi depresiasi pada akhir
periode secara otomatis.
Prosedur Penghapusan. Laporan penghapusan secra resmi
mengotorisasi departemen aktiva tetap untuk menghilangkan aktiva yang dihapus
tersebut dari buku besarnya.
Mengendalikan
Sistem Aktiva Tetap
Pengendalian
Otorisasi
Akuisisi
aktiva tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap transaksi
harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen.
Pengendalian
Supervisi
Karena
aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva ini
rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan persediaan
yang aman disimpan dalam gudang. Oleh karena itu, supervise manajemen merupakan
elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva tetap.
Pengendalian
Verifikasi Independen
Secara
berkala, auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur
persetujuan untuk menentukan kelayakan factor yang digunaka dalam analisis.