Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Gaji dan Aktiva Tetap

A.      Sistem Konseptual Penggajian

Pemrosesan gaji pada kenyatannya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas regular.

Adapun kelemahan dari sistem ini antara lain:

1.       Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok.

2.       Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relative lancer.

3.       Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus.

Sistem penggajian memiliki tugas-tugas utama yaitu dimulai dari personalia, produksi, akuntansi biaya, penggajian, departemen utang, pengeluaran kas, dan buku besar umum.yang di jelaskan sebagai berikut :

·         Departemen Personalia. Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia.

·         Departemen Produksi. Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja: kartu pekerjaan dan kartu waktu.

·         Pembaruan Akun Barang Dalam Proses. Setelah departemen akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead, pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja  dan diteruskan ke departemen buku besar umum.

·         Menyiapkan Penggajian. Departemen penggajian menerima tariff pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan berikut:

1.       Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih.

2.       Memasukkan informasi di atas ke catatan penggajian karyawan.

3.       Menyiapkan cek gaji untuk karyawan.

4.       Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.

5.       Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.

·         Menyiapkan Akun Hutang. Staf administrasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapakan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut.

·         Menyiapkan Pengeluaran Kas. Staf administrasi menerima tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji. Satu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan disetor ke akun gaji.

·         Menyiapkan Buku Besar Umum. Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha.

B.      Pengendalian Penggajian

Otorisasi Transaksi

Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang di otorisasi. Formulir kegiatan personalia memungkinkan departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan kartu waktu.

Pemisahan  Tugas

Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam.

Supervisi

Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran actual.

Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut:

1.       Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.

2.       Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.

3.       Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.

4.       Akun buku besar umum: pengendalian penggajian, kas, dan akun dana gaji.

Pengendalian Akses

Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam system pembayaran merupakan hal penting seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran.

Verifikasi Independen

Contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian yaitu verifikasi jam kerja, pengurus pembayaran, utang usaha, dan buku besar umum.

C.      Sistem Penggajian Fisik

Sistem Penggajian Manual

1.       Otorisasi penggajian dan jam kerja masuk departemen penggajian dari dua sumber berbeda: personil dan produksi.

2.       Departemen penggajian menyatukan informasi ini, menghitung daftar gaji, dan mendistribusikan gaji kepada karyawan.

3.       Akuntansi biaya menerima informasi tentang waktu yang dihabiskan untuk setiap pekerjaan dari produksi. Ini digunakan untuk posting ke akun WIP.

4.       Hutang menerima informasi penggajian ringkasan dari departemen penggajian dan wewenang departemen pengeluaran kas untuk deposit cek tunggal, dalam jumlah total gaji, dalam rekening imprest bank pada daftar gaji yang diambil.

5.       Para buku besar departemen ringkasan informasi dari akuntansi biaya dan hutang. Rekening kontrol diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini.

D.      Sistem Penggajian Berbasis Komputer

Otomatisasi Sistem Pengajian Menggunakan Pemrosesan Batch

Implikasi Pengendali

Kekuatan dan kelemahan dari system ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam system batch untuk system pengeluaran umum yang dibahas sebelumnya. Sistem ini mengedepankan keakurantan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek.

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam system manajemen sumber daya manusia-MSDM. Sistem MSDM menagkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia, juga gaji.

Personalia

Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karywan secara real-time melalui terminal.

Akuntansi Biaya

Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor isage file)

Penjagaan Waktu

Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran saat ini.

Pemrosesan Data

Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch:

1.       Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya

2.       File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum

3.       Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas.

4.       File catatan karyawan diperbarui

5.       Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani.

6.       File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disipkan untuk dana yang akan ditransfer kea kun dana gaji.

7.       Pada akhir pemrosesan, system tersebur menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.

E.       Sistem Aktiva Tetap

Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis. Item-item ini relatif permanen dan sering kali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Contoh dari aktiva tetap adalah tanah, gedung, perabotan, mesin, dan kendaraan. Tujuan spesifik dari system aktiva tetap adalah:

1.       Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajmen formal

2.       Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.

3.       Mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.

4.       Menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva tetap di masa yang akan datang.

5.       Mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

Logika Sistem Aktiva Tetap

Akuisisi Aktiva

Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Dalam keputusan ini, manajer departemen sering kali memiliki otoritas umum untuk menyetujui pembelian aktiva tetap yang tidak mahal.

Pemeliharaan Aktiva

Pemeliharaan aktiva melibatkan saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut menyusut sepanjang waktu pemakaiannya. Beberapa metode depresiasi umum yang digunaakan adalah garis lurus, jumlah digit tahun, saldo menurun ganda, dan unit produksi.

Penghapusan Aktiva

Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonominya atau ketika manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Proses ini di mulai ketika manajer yang bertanggung jawab atas aktiva tersebut mengeluarkan permintaan untuk menghapus aktiva tersebut.

F.       Sistem Aktiva Tetap Berbasis Komputer

Prosedur Akuisisi. Proses dimulai ketika staf administrasi akuntansi aktiva tetap menerima laporan penerimaan dan bukti kas keluar. Dokumen – dokumen ini menyediakan bukti bahwa perusahaan secara fisik telah meneima aktiva tersebut dan menunjukkan biayanya.

Pemeliharaan Aktiva. Sistem aktiva menggunakan jadwal depresiasi untuk mencatat transaksi-transaksi depresiasi pada akhir periode secara otomatis.

Prosedur Penghapusan. Laporan penghapusan secra resmi mengotorisasi departemen aktiva tetap untuk menghilangkan aktiva yang dihapus tersebut dari buku besarnya.

Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap

Pengendalian Otorisasi

Akuisisi aktiva tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen.

Pengendalian Supervisi

Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva ini rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan dalam gudang. Oleh karena itu, supervise manajemen merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva tetap.

Pengendalian Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan factor yang digunaka dalam analisis.