SIKLUS KONVERSI

LINGKUNGAN  MANUFAKTUR TRADISIONAL

Siklus konversi tradisional terdiri atas dua subsistem: sistem produksi dan sistem akuntansi biaya.

SISTEM PRODUKSI

Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan kontrol produk fisik melalui proses manufaktur. Dalam hal ini termasuk juga menentukan kebutuhan bahan baku, otorisasi pelepasan bahan baku ke produksi dan pekerjaan yang harus dilakukan, serta mengarahkan pergerakan WIP ke berbagai tahap proses mannufaktur.

Bergantung pada produk yang sedang dimanufaktur, suatu perusahaan akan menerapkan satu dari metode berikut:

·         Proses berkelanjutan menciptakan produk yang homogen melalui serangkaian prosedur standar yang berkelanjutan.

·         Pemrosesan batch menghasilkan kelompok-kelompok (batch) produk yang terpisah. Setiap item dalam batch adalah sama, membutuhkan bahan baku dan operasi yang sama.

·         Pemrosesan membuat untuk pesanan melibatkan pabrikasi produk-produk terpisah sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Proses ini dimulai oleh pesanan penjualan dan bukannya oleh tingkat persediaan yang menipis.

SISTEM PROSES BATCH

Ada 4 dasar proses yaitu : rencana dan control produksi, kemampuan operasi produksi, pengendalian pemeliharaan persediaan, dan kemapuan akuntansi biaya.

DOKUMEN DALAM SISTEM PEMPROSESAN BATCH

1. Jadwal produksi adalah perencanaan formal dan otorisasi untuk memulai produksi. Dokumen ini menjelaskan produk spesifik yang dibuat, kuantitas yang diproduksi dalam setiap batch, dan jadwal proses manufaktur untuk memulai dan menyelesaikan produksi.
2. Tagihan bahan baku (bill of material-BOM) menspesifikasi jenis dan kuantitas bahan baku dan bahan perakitan yang digunakan dalam memproduksi satu unit barang jadi.
3. Lembar proses kerja (route sheet) menunjukkan jalan produksi untuk sekelompok produk tertentu selama proses manufaktur.
4. Pesanan pekerjaan (work order) atau pesanan produksi diambil, dari BOM dan kertas rute untuk menspesifikasi bahan baku dan produksi untuk setiap batch.
5. Tiket untuk bergerak (move tickets) mencatat pekerjaan yang dilakukan untuk setiap pusat pekerjaan dan mengotorisasi pergerakan pekerjaan atau batch dari satu pusat kerja ke pusat kerja lainnya.
6. Permintaan bahan baku (material requisition) mengotorisasi  penjaga ruang penyimpanan untuk melepaskan bahan baku (dan bahan perakitan lainnya) kepada individu atau pusat kerja dalam proses produksi.

AKTIVITAS PRODUKSI BATCH

                Ada 4 proses aktivitas produksi batch di siklus konversi, yaitu :

1.       Tahap perencanaan produksi dan kontrol.

2.       Material dan kebutuhan operasi

3.       Penjadwalan produksi

4.       Pusat pekerjaan dan penyimpanan gudang

MODEL EOQ

Tujuan dari pengendalian persediaan adalah untuk meminimalkan biaya persediaan dengan tetap memastikan bahwa terdapat persediaan dalam jumlah yang memadai untuk memenuhi permintaan saat ini. Model persedian yang paling sederhana dan umum digunakan adalah jumlah pesanan ekonomi (economic order quantity-EOQ).  Model persediaan yang paling sederhana dan umum digunakan adalah model economic quantity order (EOQ). Model EOQ didasarkan pada asumsi-asumsi yang mungkin tidak selalu merefleksikan realitas ekonomi. Asumsi-asumsi itu adalah:

1. Permintaan produk konstan dan diketahui dengan pasti.
2. Waktu tunggu (lead time) – waktu antara menempatkan pesanan persediaan dan waktu tiba pesanan tersebut diketahui dan konstan.
3. Semua pesanan persediaan tiba dalam waktu yang sama.
4. Total biaya penempatan pesanan per tahun bervariasi, dan menurun ketika jumlah pesanan meningkat.
5. Total biaya penyimpanan persediaan (carrying cost) per tahun bervariasi dan meningkat ketika jumlah pesanan meningkat.
6. Tidak ada diskon kuantitas.

Tujuan dari model EOQ adalah untuk mengurangi biaya persediaan. Parameter penting dalam model ini adalah biaya penggudangan dan biaya pemesanan.

SISTEM AKUNTANSI BIAYA

Subsistem akuntansi biaya dalam siklus konversi mencatat berbagai pengaruh peristiwa yang terjadi dalam proses produksi. Proses akuntansi biaya untuk produksi dimulai ketika departemen perencanaan dan kontrol produksi mengirimkan satu salinan pesanan kerja orisinil ke departemen akuntansi biaya. Petugasnya membantu catatan biaya yang baru untuk batch yang sedang mulai diproduksi dan menyimpannya dalam file WIP (work in process file).

PENGENDALIAN DALAM LINGKUNGAN TRADISIONAL

Pengendalian dalam lingkungan tradisional dimulai dari otorisasi transaksi, pemisahan tugas, supervisi, pengendalian akses, pencatatan akuntansi dan verifikasi independen.

Otorisasi transaksi - Pesanan pekerjaan, tiket untuk bergerak, dan permintaan bahan baku.

Pemisahan tugas – Kontrol persediaan terpisah dari pengawasan persediaan bahan baku dan barang jadi, Akuntansi biaya terpisah dari pusat-pusat kerja, Buku besar umum terpisah dari fungsi akuntansi.

Supervisi – Supervisi mengawasi pemakaian bahan baku dan pencatatan waktu.

Pengandilian akses – Akses fisik terbatas untuk barang jadi, persediaan bahan baku, dan proses produksi. Menggunakan prosedur formal dan dokumen-dokumen untuk melepaskan bahan baku ke produksi.

Pencatatan akuntansi – File pesanan pekerjaan, kertas kerja biaya, tiket untuk bergerak, job ticket, permintaan bahan baku, catatan WIP, dan persediaan barang jadi.

Verifikasi independen - Fungsi akuntansi biaya merekonsiliasikan semua biaya produksi. Buku besar umum merekonsiliasikan keseluruhan sistem.

LINGKUNGAN MANUFAKTUR KELAS DUNIA

Siklus konversi tradisional yang baru saja dijelaskan masih mewakili berbagai prosedur dalam banyak perusahaan di amerika serikat. Akan tetapi, dalam dua dekade terakhir ini, proses manufaktur mengalami banyak perubahan radikal karena perusahaan ingin mencapai status kelas dunia.

FLEKSIBILITAS PRODUKSI

Mencapai fleksibilitas produksi menggabungkan empat karakteristik :

1.  Reorganisasi fisik pabrik, cenderung berubah sedikit –sedikit selama beberapa tahun menjadi aktivitas yang berurutan.
2. Otomatisasi proses produksi, adalah inti dari lingkungan  produksi yang berfungsi  dengan baik.
3. pengurangan persediaan, symbol dari perusahaan kelas  dunia adalah keberhasilannya dalam mengurangi persediaan dalam waktu yang singkat.
4. Kualitas produk yang tinggi, adalah  dasar persaingan produsen kelas dunia, dan para pelanggan menginginkan produk berkualitas dengan harga harga terendah.

IMPLIKASI UNTUK AKUNTANSI DAN SIA

PERUBAHAN DALAM TEKNIK AKUNTANSI

Informasi akuntansi biaya tradisional menekankan pada kinerja keuangan, bukan pada kinerja produksi. Berbagai teknik dan konvesi yang digunakan selama bertahun-tahun tidak mendukung berbagai tujuan baru perusahaan manufaktur kelas dunia. Berbagai kelemahan sistem akuntansi tradisional yang paling banyak disebutkan yaitu alokasi biaya yang tidak akurat, ketertinggalan waktu, orientasi keuangan, dan penekanan pada biaya standar.

PERUBAHAN DALAM PELAPORAN INFORMASI

MANAJEMEN AKTIVITAS

Manajemen aktivitas harus merupakan usaha tanpa henti dan berkelanjutan untuk perbaikan. Para manajer harus memahami aktivitas mana yang seharusnya dilakukan dan bagaimana cara terbaik untuk melakukannya. Terdapat dua tujuan dasar yang mengarahkan para manajer dalam tantangan ini:

1.       Para manajer harus menggunakan berbagai sumber daya ke aktivitas yang menghasilkan manfaat maksimal.

2.       Para manajer harus mencari cara untuk memperbaiki berbagai faktor yang paling penting bagi para pelanggannya.

berikut ini pekerjaan manajemen aktivitas yang membutuhkan dukungan dari informasi akuntansi jenis baru yaitu mengevaluasi aktivitas produksi, mengidentifikasi aktivitas yang tidak penting, mengidentifikasi penggerak biaya, membandingkan aktivitas dengan baku mutu,dan membuat hubungan antara aktivitas utama.

SISTEM INFORMASI KELAS DUNIA

Kunci dari sistem informasi kelas dunia adalah integrasi semua komponen fungsi dan teknologi sistem. Integrasi adalah perekat yang mengikat berbagai sistem bersama dan meliputi aplikasi akuntansi dasar, perhitungan biaya berdasarkan aktivitas, perencanaan kebutuhan bahan baku, perencanaan kapasitas, pengendalian persediaan, daftar kebutuhan bahan baku, jadwal produksi induk, perkiraan, entri pesanan,CAD, CAM, dan saluran komunikasi EDI.

KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI TRADISIONAL

Dalam lingkungan produksi tradisional, teknologi umumnya digunakan secara tidak beraturan dan tanpa rencana. Tujuannya sering kali untuk mengatasi masalah berulang tertentu untuk bagian tertentu tanpa melihat integritas teknologi dalam keseluruhan proses.

SAP: CONTOH SISTEM INFORMASI KELAS DUNIA

SAP AG adalah perusahaan jerman yang didirikan pada tahun 1972 di waldorf, jerman, oleh beberapa karyawan IBM. Tujuan pembukaan usaha mereka adalah untuk menciptakan paket bisnis terintegritas yang dapat melayani perusahaan besar dalam industri manufaktur.

SAP R/3

Produk terpenting SAP disebut sebagai SAP R/3. Ini adalah sistem berbasis klien/server yang beroperasi di bawah sejumlah sistem operasi dan konfigurasi jaringan.

ISU PENGENDALIAN DALAM WCIS

Tingginya tingkat otomatisasi dalam WCIS menciptakan sejumlah isu pengendalian khusus yang menjadi perhatian para akuntan. Tujuan dalam pembahasan ini adalah untuk mengarahkan perhatian pada berbagai potensi resiko yang harus ditangani oleh pihak manajemen dan akuntan.

LINGKUNGAN TANPA KERTAS

WCIS sebenarnya dapat meniadakan arus dokumen kertas tradisional dalam siklus pesanan-pengiriman-faktur-pembayaran karena sistem tersebut memungkinkan berbagai transaksi dilakukan, dicatat, disetujui, dan dilaksanakan secara elektronik. Dokumen kertas sangat mahal dari segi biaya penanganannya dan kesalahan entri datanya. Oleh karena itu, dokumen kertas akan dicetak, ditangani, dan disimpan hanya jika benar-benar dibutuhkan.

TRANSAKSI OTOMATIS

Penggunaan EDI secara ekstensife untuk pemerosesan transaksi meniadakan dokumen sumber tradisional yang memiliki tanda tangan dan yang memberi bukti otorisasi transaksi. Berdasarkan kejadian peristiwa seperti penerimaan pesanan penjualan atau persediaan yang jatuh di titik pemesanan ulang, transaksi akan secara otomatis dijalankan oleh sistem MRP dan ditransmisikan melalui EDI. Pihak manajemen dan para akuntan mencari berbagai kepastian berikut ini dalam kaitannya denga kinerja sistem.

·         Sistem memasukkan pesanan hanya ketika persediaan dibutuhkan.

·         Pesanan persediaan dimasukkan hanya untuk pemasok yang disetujui.

·         Jumlah barang yang dipesan benar sesuai kebutuhan perusahaan.

·         Prosedur yang diprogramkan secara tepat mencocokkan dokumen pengendali elektroniknya sebelum memulai fungsi pembayaran.

PERTIMBANGAN PEMBENTUKAN JARINGAN

WCIS akan didesain disekitar rangkaian local area network, minikomputer, dan atau mainframe, tergantung pada kebutuhan produsennya. Arsitektur jaringan dapat melibatkan distribusi basis data dan tanggung jawab pemerosesan transaksi di antara berbagai pengguna dibeberapa lokasi. Teknologi terdistribusi memiliki bebrbagai implikasi dalam hal akurasi dan konsistensi catatan akuntansi.