SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN DAN PELAPORAN KEUANGAN

A.      Sistem Buku Besar Umum

 Sistem buku besar umum (General ledger system - GLS) sebagai suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi. Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini mengalir ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan manajemen (MRS) dan FRS. Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS berasal dari subsistem siklus transaksi.

a)       Voucher Jurnal

Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena Voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, voucher jurnal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi.

b)       Basis Data GLS

Basis data GLS terdiri dari berbagai file. File - file ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya yaitu: File master buku besar umum, File sejarah buku besar umum, File voucher jurnal, File sejarah voucher jurnal, File pusat pertanggungjawaban dan File master anggaran.

c)       Prosebur GLS

Voucher jurnal mengalir dari sistem pemrosesan transaksi dari sumber lainnya ke departemen buku besar umum. Secra rutin, ini semua merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berada di siklus transaksi. Seperti yang akan dibahas berikut ini, transaksi yang paling jarang terjadi dari sistem aktiva tetap, bersama dengan jurnal penyesuaian dan jurnal pembalik dari sistem pelaporan keuangan, juga memasuki GLS dengan cara ini.

B.      Sistem Pelaporan Keuangan

Tanggung jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal ditetapkan oleh standar hukum dan professional. Kebanyakan dari informasi ini ada dalam bentuk laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak, dan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh lembaga yang menerapkan peraturan tersebut.

Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Secara umum dapat dikatakan bahwa para pengguna informasi luar tertarik dengan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, mereka memerlukan informasi yang memungkinkan merekamengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda.

a)       Pengguna yang Canggih Dengan Kebutuhan Informasi yang Modern

Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas para pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relative homogen. Denga kata lain, diasumsikan bahwa pengguna laporan keuangan memahami berbagai konvensi dan prinsip akuntansi yang diterapkan, dan bahwa laporan tersebut memiliki kandungan informasi yang berguna.

b)       Proses Akuntansi Keuangan

FRS pada kenyataannya merupakan langkah terakhir dalam seluruh proses akuntansi keuangan yang dimulai dari siklus transaksi. Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru. Hanya akun-akun permanen neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berukut:

(1)     Mencatat transaksi, (2) Mencatat di jurnal khusus, (3) Membukukan ke buku besar pembantu, (4) Membukukan ke buku besar umum, (5) Menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuaikan, (6) Membuat jurnal penyesuaian, (7) Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian, (8) Menyiapakan neraca percobaan yang telah disesuaikan,  (9) Menyiapakan laporan keuangan, (10) Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup dan (11) Menyiapakan neraca percobaan pascapenutupan.

c)       Mengendalikan FRS

Aktivitas - aktivitas FRS secara ekslusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri dari: (1) Jejak audit yang tidak sempurna, (2) Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum, (3) Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu, dan (4) Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi.

GL/FRS BerbasisKomputer

a.       GL/FRS warisan yang menggunakan pemrosesan batch dan file datar

-             Kekuatan : pengendalian dan pelaporan.

-             Kelemahan : tidak efisien dan rekonsiliasi yang tidak sering dilakukan.

a.       Rekayasa ulang GL/FRS menggunakan file akses langsung

-             Kekuatan : mampu mengatasi kelemahan-kelemahan system tradisional.

-             Kelemahan : pemisahan tugas dan catatan akuntansi serta pengendalian akses.

C.      Rekayasa Laporan Keuangan - XBRL

Bisnis Extensible Pelaporan Bahasa, yang diinternir standar khusus untuk pelaporan bisnis dan pertukaran informasi. Para XBRL bertujuan untuk memfasilitasi publikasi, pertukaran, dan pengolahan informasi keuangan dan bisnis. XBRL merupakan turunan dari standar lain internet disebut XML (Extensible Markup Language).

XML
XML adalah bahasa meta untuk menjelaskan bahasa markup. Para extensible istilah berarti bahwa setiap bahasa markup dapat dibuat dengan menggunakan XML. Ini termasuk penciptaan bahasa markup yang mampu menyimpan data dalam bentuk hubungan di mana tag (atau perintah format) dipetakan ke nilai data. Dengan demikian, XML dapat digunakan untuk memodelkan struktur data dari database internal organisasi.

D.      Pengendalian Isu SAS 78/COSO

Otorisasi Transaksi      

Ayat - ayat jurnal di buku besar umum merupakan rangkuman transaksi dan berada di bawah pengendalian yang sama. Voucher jurnal merupakan dokumen yang mengotorisasi suatu ayat jurnal ke buku besar umum. Penting bagi integritas catatam akuntansi bahwa voucher jurnal otorisasi dengan benar oleh manajer yang bertanggungjawab di departemen sumber.

Pemisahan Tugas

Pada bab - bab sebelumnya, telah dijelaskan bagaimana buku besar umum memberikan pengendalian verifikasi bagi proses akuntansi. Untuk melakukannya, tugas memperbarui buku besar umum harus dipisahkan dari semua tanggung jawab akuntansi dan pengawasan aktiva dalam perusahaan.

Pengendalian Akses

Akses yang tidak diotorisasi ke akun-akun buku besar umum dapat menghasilkan kesalahan, penipuan, dan salah penyajian dalam laporan keuangan.

Catatan Akuntansi

Jejak audit merupakan jalur yang diikuti oleh suatu transaksi melalui tahap input, pemrosesan, dan output dalam sistem pemrosesan transaksi. Dokumentasi diperlukan agar pihak-pihak yang berkepentingan dapat menentukan kelayakan transaksi tersebut.

Verifikasi Independen

FRS menghasilkan dua  laporan operasional yang menjadi bukti akan keakuratan proses ini yaitu daftar voucher jurnal dan laporan perubahan buku besar umum. Daftar voucher jurnal menyediakan perincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang diterima oleh FRS sebagai input. Laporan perubahan buku besar umum menyajikan pengaruh transaksi voucher jurnal pada akun buku besar umum.

E.       Sistem Pelaporan Manajemen

Pelaporan manajemen sering disebut pelaporan diskresioner karena tidak dimandatkan
seperti pelaporan keuangan. Orang bisa mengambil masalah dengan kebijaksanaan panjang, bagaimanapun, dan berpendapat bahwa sistem pelaporan manajemen yang efektif (MRS) yang diamanatkan  oleh undang-undang SOX, yang mensyaratkan bahwa semua perusahaan publik memantau dan melaporkan efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan.

a)       Faktor yang Memengaruhi MRS

Merancang sistem pelaporan manajemen yang efektif memerlukan pemahaman akan apa yang dilakukan oleh para manajer dan jenis - jenis masalah yang dihadapinya. Topik berikut ini memberikan wawasan mengenai factor - factor yang memengaruhi kebutuhan informasin manajemen: prinsip-prinsip manajemen, fungsi, tingkat dan jenis keputusan manajemen, struktur masalah, akuntansi pertanggungjawaban dan pertimbangan perilaku.

                Prinsip Manajemen         

Prinsip manajemen memberikan wewenang pada kebutuhan informasi manajemen. Prinsip yang paling langsung memengaruhi MRS adalah formalisasi pekerjaan, pertanggungjawaban dan wewenang, jangkauan pengendalian, dan manajemen dengan pengecualian.

Fungsi, Tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen

Fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen secara mendasar memengaruhi sistem pelaporan manajemen. Fungsi perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas - aktivitas akan dating dari suatu perusahaan. Perencanaan dapat dilakukan untuk jangka panjang atau jangka pendek. Keputusan perencanaan dan pengendalian sering diklasifikasikan dalam empat kategori: perencanaan strategis, perencanaan taktis, pengendalian manajerial, dan pengendalian operasional.

Struktur Masalah

Struktur suatu masalah mencerminkan seberapa baik pengambil keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga elemen.

1.       Data-nilai yang digunakan untuk mewakili factor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut.

2.       Prosedur-urutkan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah.

3.       Tujuan-hasil yang ingin dicapai oleh pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.

Jenis Laporan Manajemen

Pada kenyataannya, laporan manajemen dapat berbentuk fisik sesuai dengan yang diinginkan atau dibutuhkan oleh penggunanya. Laporan ini dapar berupa dokumen kertas atau gambar elektronik yang disajikan di terminal lomputer. Laporan tersebut dapat berisi informasi verbal, numeric, atau grafis atau kombinasinya.

-        Tujuan laporan : mengurangi tingkat ketidak pastian yang berkaitan dengan suatu masalah yang dihadapi pengambil keputusan, dan mempengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif.

-        Pelaporan terprogram : memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna.

-        Atribut laporan : agar lebih efektif, suatu laporan harus memiliki atribut antara lain relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu, dan singkat.

-        Pelaporan khusus : sumber data untuk mendukung kebutuhan pelaporan khusus melalui konsep yaitu penggalian data. Dan ada dua pendekatan umum untuk pendekatan data, antara lain model verifikasi dan model penemuan.

Atribut Laporan

Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut beriktu ini: relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu, dan singkat.

Akuntansi Pertanggungjawaban

Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan bahwa setiap peristiwa ekonomi yang memengaruhi perusahaan adalah tanggungjwab manajer, dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Prinsip yang mendasar dari konsep ini adalah bahwa tanggung jawab para manajer area dapat dipertanggungjawabkan hanya untuk item-item yang mereka kendalikan (biaya, pendapatan, dan investasi).

Dua tahap akuntansi pertanggung jawaban yaitu  :  1. Menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan atau anggaran yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer; dan 2. Melaporkan dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan yang ingin dicapai.

Untuk mencapai akuntabilitas, aktivitas bisnis secara teratur mengorganisasikan kegiatan operasi kedalam unit-unit yang disebut sebagai pusat pertanggung jawaban, dengan bentuk yang paling umumya itu pusat biaya, pusat laba, dan pusat investasi.

Pertimbangan Perilaku

1.       Keserasian Tujuan, Ketika manajer berusaha memenuhi tujuan kerjanya, manajer tersebut juga melayani tujuan perusahaannya. Sistem pelaporan manajemen yang terstruktur rapi berperan penting dalam meningkatkan dan mempertahankan keserasian tujuan.

2.       Informasi yang Berlebihan. Muncul ketika seorang manajer menerima informasi berlebih dari yang dapat dicernanya.

3.       Ukuran Kinerja yang Tidak Tepat. Ingat kembali bahwa salah satu tujuan laporan adalah untuk menstimulasi perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Akan tetapi, ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu akan berpengaruh sebaliknya.